コンテンツ&ドキュメント管理

OpenText™ Content Suite

OpenText™ Content Suiteは、エンタープライズ環境に適した高度なレコード管理を可能にしながら、
文書やコンテンツなど企業内にある様々な情報を収集し、ポリシーに応じて自動分類しながらあらゆる環境から柔軟にアクセス、
情報の活用を支援する強力な情報ライフサイクル管理を可能にします。

ソリューションイメージ

主な機能

文章管理

文書の発生から廃棄までの情報ライフサイクル全体を包括的に管理します。

  • 既存文書の一括登録
  • 各種インタフェース(Webブラウザ、Windows Explore、Outlook等)経由での文書登録
  • 自動的に排他制御を行うバージョン管理
  • ユーザー定義による属性情報管理
  • 文書間の関係を保持する関連文書管理
  • 複数ファイルを一括管理する複合文書管理
  • ポリシーに添った自動分類

検 索

アクセス権限に配慮しながら、迅速な文書・コンテンツの検索方法を支援します。

  • コンテンツの全文検索とハイライト表示
  • システムやユーザー等の属性情報による検索
  • 異なるフォルダ間を横断的に串刺し検索
  • 検索のテンプレート機能

コラボレーション

情報共有を促進するソーシャル機能を備え、円滑なコミュニケーションと情報の一元化を実現します。

  • プロジェクト毎のワークスペース
  • コンテンツに対するコメントや評価
  • ナレッジの蓄積・活用に役立つ掲示板やコミュニティ、ブログ機能
  • 人のフォローやコンテンツフォローによるリアルタイムの情報把握

レコード管理とアーカイブ

あらゆる情報やコンテンツを一貫したポリシーに則って管理します。

  • 期間や属性条件に応じた情報ライフサイクル管理の自動化(アーカイブ、廃棄)
  • 物理オブジェクト(紙や箱)の所在およびライフサイクル管理
  • 重複文書を排除するシングルインスタンス機能

イメージング

紙文書を取り込み、デジタル化することで飛躍的な業務効率を図ります。

  • 紙文書のスキャニング
  • 取り込んだ文書をポリシーに則って自動分類
  • バーコード等を利用した登録業務の効率化
  • ワークフローとの統合

ワークフロー

文書の承認や各種申請業務で利用できるグラフィカルなワークフロー機能を装備しています。

  • ドラッグ&ドロップによるワークフローの設定
  • 高度な条件分岐やユーザー割り当て
  • プロセス処理に連動したメール通知機能
  • シンプルな申請・稟議・決裁フロー構築のためのフォーム機能

セキュリティ設定

業務文書から機密文書まで、各文書やグループに応じたセキュリティレベルが設定できます。

  • フォルダや文書単位による権限設定
  • ユーザーやグループに対し、9段階の権限設定
  • ダウンロードや印刷制限、動的透かしによる撮影防止機能(オプション機能)

活用例

情報共有基盤の刷新・統合

ファイルサーバーやグループウェア、部門毎の文書管理システムでバラバラに管理されている文書や情報を集約し、最適な共通基盤へ。システム運用コストを低減し、情報検索の向上と情報の一元化が実現されます。

設備保全・品質管理に関するドキュメント・記録管理

図面やマニュアル、故障記録、交換対応履歴、検査結果などの膨大なドキュメント類を徹底管理し、確実な記録で証明力を担保して企業のリスク管理にも備えると共に、類似案件の検索やモバイル活用で現場での迅速な対応力を向上させます。

顧客、ベンダー、協力会社との得意先/仕入先ポータル

各取引先、仕入先ごとに契約書、注文書、請求書を含む取引・製品情報に関わるドキュメントを一元管理し、営業や購買、法務部門など社内関係者の作業を飛躍的に効率化。取引先・仕入先との請求書、見積依頼等のプロセスを迅速化させます。

設計・開発・技術関連情報の共有

設計・開発段階における情報を確実に蓄積し、開発現場でのコラボレーションやナレッジ共有を促進します。重要な技術文書には詳細な権限設定により参照と検索を制限。適切な形で技術継承が行えます。

紙文書とデジタルの融合~証憑電子化、契約書管理等での活用

請求書や契約書など、社外から発生した紙文書を電子化し、属性情報と紐付けて確実に管理・保管します。紙が正の場合でも物理レコードとして所在管理が可能。業務システムと連携することで、業務の合理化や内部統制に効果を発揮します。

オプション

OpenText™ Tempo Box

デスクトップPCやWebブラウザ、モバイルデバイスなどあらゆる環境から高速かつ簡単、セキュアに情報共有が行えます。

OpenText™ ECM Everywhere

既存のセキュリティポリシーに準拠しながら、スマートデバイスに適したインタフェースでContent Suiteにセキュアにアクセスするための環境です。

OpenText™ Brava

Content Suiteの拡張セキュリティ機能として、文書やコンテンツに対するダウンロードや印刷制限を設定可能。スクリーンショットやカメラ撮影による情報漏えいを防ぐ動的透かし機能も備えています。

OpenText™ Content Intelligence

Content Suiteで管理されている文書やコンテンツの状況を可視化し、実際の利用状況や滞留状況などが一目で分かるレポーティングツールです。

外部システム連携

SAPやSharePointなど外部システムとの連携機能を提供します。これにより、外部コンテンツもOpenText Content Suiteの統合基盤で管理することができます。

※このほか、データ移行ツールなどコンテンツ管理を運用していく上で必要なオプション製品も各種ご用意しています。